Od 1 kwietnia 2025 r. adres do doręczeń elektronicznych muszą mieć wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, a więc m.in. spółki prawa handlowego. Jak dotąd skrzynki założyło raptem 69 tys. podmiotów na 729 tys. obowiązanych. Prawnicy przyznają, że za brak realizacji obowiązku nie ma żadnych sankcji. Z drugiej strony, spóźnialscy sami sobie szkodzą.
Krajowy System Doręczeń Elektronicznych, zwany inaczej e-doręczeniami, to elektroniczny odpowiednik listu poleconego. W uproszczeniu, jeśli podmiot A chce wysłać przesyłkę poleconą do podmiotu B i oba te podmioty są zobligowane do stosowania e-doręczeń, mogą komunikować się w taki właśnie sposób.
System jest wdrażany etapami. 1 stycznia 2025 r. e-doręczenia stały się obowiązkowe dla instytucji publicznych (z wyłączeniem szeroko rozumianego wymiaru sprawiedliwości) i niektórych zawodów zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, księgowi). Również do początku roku skrzynkę do elektronicznych doręczeń zakładają wszystkie nowo zakładane podmioty gospodarcze, wpisywane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
1 kwietnia 2025 r. rozpocznie się kolejny etap wdrażania systemu – tego dnia e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla podmiotów wpisanych do KRS przed 1 stycznia 2025 r. – Oznacza to, że od 1 kwietnia wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS będą zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych – potwierdza Monika Gembicka z biura komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji. Chodzi o spółki inne niż cywilne, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie – w sumie 728 853 (wg stanu na koniec lutego 2025). Tymczasem, jak podaje Monika Gembicka, adres doręczeń elektronicznych (ADE) założyło jak dotąd 68,6 tys. z tych podmiotów, a aktywowało go 51 634.
Obowiązek bez sankcji
Chociaż przepisy ustanawiają obowiązek posiadania przez podmioty wpisane do KRS adresu do e-doręczeń, to nie wspominają, by za jego brak coś groziło.
– Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje odpowiedzialności za niezałożenie adresu (np. karnej czy administracyjnej) – mówi prof. Grzegorz Sibiga, adwokat, partner w kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy.
Przyznaje to zresztą Ministerstwo Cyfryzacji. Monika Gembicka precyzuje, że w ustawie nie ma przewidzianych nie tylko sankcji, ale także narzędzi, które zdyscyplinowały podmioty do stosowania doręczeń elektronicznych.
– Skutki braku adresu mogą różnić się w zależności od procedury. Moim zdaniem w procedurze administracyjnej opartej na kpa, jeżeli organ będzie chciał kierować korespondencję do podmiotu nieposiadającego adresu w bazie adresów elektronicznych, będzie musiał przejść na inne sposoby przewidziane w kodeksie (np. na korespondencję tradycyjną) – mówi prof. Sibiga.
– Jeżeli przedsiębiorca uchybi obowiązkowi posiadania skrzynki do e-doręczeń, podmiot publiczny zastosuje albo publiczną usługę hybrydową, czyli sporządzi korespondencję elektronicznie, a podmiot wyznaczony wydrukuje i doręczy ją przedsiębiorcy albo wyśle korespondencję listem poleconym – dodaje Justyna Burska, radca prawny w GKR Legal. – W przypadku elektronicznych doręczeń nie obowiązuje zatem fikcja doręczenia, jeżeli przedsiębiorca nie posiada skrzynki do e-doręczeń – podsumowuje.
Podobne reguły obowiązują np. w postępowaniach z udziałem komorników. Co prawda ta grupa zawodowa będzie zobligowana do stosowania e-doręczeń dopiero w 2029 r., ale już teraz doceniła zalety nowego systemu i zaczęła z niego korzystać. Prawo.pl informowało o tym w tekście: Pełnomocnicy zdziwieni, że dostają komornicze e-doręczenia.
– Jeżeli dana spółka nie będzie miała założonego adresu do e-doręczeń, komornik będzie komunikował się z nią prawdopodobnie przy wykorzystaniu przesyłki hybrydowej, w której Poczta Polska wydrukuje list nadany elektronicznie i dostarczy w sposób tradycyjny – mówi Przemysław Małecki, rzecznik prasowy Krajowej Rady Komorniczej. – Warto pamiętać, że wysyłanie pism przez komorników poprzez e-doręczenia to komunikacja jednostronna. Jeżeli przedstawiciel spółki będzie chciał się skontaktować z komornikiem, powinien czynić to w formie pisemnej tradycyjnej lub przyjść osobiście do kancelarii – dodaje.
E-doręczenia wcale nie są takie złe
Skoro nie ma sankcji, po co skrzynkę zakładać? Prawnicy uważają, że to się po prostu przedsiębiorcom opłaca.
– Wskutek braku założenia skrzynki do e-doręczeń przedsiębiorca pozbawia się możliwości szybszego, bardziej elastycznego i oszczędnego sposobu komunikowania się z podmiotami publicznymi. E-doręczenia pozwalają uniknąć kolejek na poczcie, dają możliwość odebrania przesyłki i odpowiedzi na nią o dowolnej porze i z dowolnego miejsca – zwraca uwagę mec. Burska.
– Zaniechanie utworzenia adresu do e-doręczeń przez spółkę podlegającą wpisowi do KRS może spowodować wydłużenie czasu załatwienia spraw urzędowych, bowiem podmiot publiczny podejmie próbę doręczenia korespondencji drogą tradycyjną lub za pomocą publicznej usługi hybrydowej – dodaje Marcin Sejdak, radca prawny, Kancelaria Prawnicza Maciej Panfil i Partnerzy.
– Na forum publicznym od lat podnoszone są zarzuty o nadmiernych uciążliwościach i formalizmach na linii organy/urzędy a przedsiębiorcy. E-doręczenia wszystkich tych problemów nie rozwiązują, ale stanowią krok w dobrą stronę – mówi Magdalena Zdanowska, radca prawny w RESIST Rezanko Sitek. Jej zdaniem, system doręczeń elektronicznych oznacza: sprawniejszy i szybszy obrót korespondencji, możliwość odbioru korespondencji w dowolnym czasie (24/7) i dowolnym miejscu chociażby za pośrednictwem smartfona, elektroniczne powiadomienie o przesyłce. – Co jest alternatywą? Brak zmian i tak samo długie, jak nie dłuższe terminy doręczania korespondencji oraz często konieczność udania się do placówki po odbiór korespondencji i ustawienia się w kolejce, czego można uniknąć – wylicza mec. Zdanowska.
Podobnie do e-doręczeń przekonuje zresztą Ministerstwo Cyfryzacji. Monika Gembicka z MC dodaje, że pozwoli to oszczędzić pieniądze, bo korespondencja urzędowa w ramach e-doręczeń jest bezpłatna. – Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adresy do e-doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU) – dodaje.
Na rynku są różne podmioty, które oferują tego typu odpłatne usługi.
Czy system e-doręczeń wytrzyma po 1 kwietnia?
Gdy obowiązek stosowania e-doręczeń został wdrożony dla pierwszych grup 1 stycznia 2025 r., pojawiały się trudności techniczne z jego stosowaniem. Trudno dziwić się obawom o to, czy tym razem wszystko zadziała jak należy.
– System e-doręczeń zaczął już funkcjonować lepiej niż na początku roku – zauważa prof. Sibiga. Jego zdaniem 1 kwietnia to jednak ważna data nie tylko dla przedsiębiorców objętych nowym obowiązkiem, ale też dla ministra cyfryzacji zakładającego adresy i prowadzącego ich bazę, ale także dla operatora wyznaczonego doręczającego korespondencję, czyli Poczty Polskiej. – Nie wiemy, jak system poradzi sobie z potencjalnie dużą liczbą wniosków o założenie konta, które zapewne będą zakładane na ostatnią chwilę. To samo dotyczy samych doręczeń, których może być znacznie więcej. Niewiadomą pozostaje również, czy przedsiębiorcy zaufają systemowi i będą go wykorzystywać do wysyłki korespondencji, czy tylko do odbioru pism urzędowych – wylicza prof. Sibiga.
– Problemy, które mogą napotkać przedsiębiorcy po aktywacji skrzynki związane są z przestawieniem się przedsiębiorcy i jego współpracowników na inny sposób obiegu korespondencji, a tym samym koniecznością wdrożenia procedur wewnętrznych – zwraca uwagę Justyna Burska. – Korzystnym rozwiązaniem jest wyznaczenie administratorów skrzynki, którzy będą odpowiedzialni za zarządzanie skrzynką, czyli odbieranie i wysyłanie korespondencji. Pozwoli to uniknąć chaosu i uporządkować obieg dokumentacji – podpowiada.
E-doręczenia: kolejne etapy wdrażania
Następna ważna data dla systemu e-doręczeń to 1 lipca br. Od tego dnia skrzynki będą musiały posiadać podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r., jednakże tylko w przypadku dokonywania zmian we wpisie. Innymi słowy firma, która zmieni coś w swoim wpisie (np. adres siedziby, przedmiot wykonywanej działalności), niejako przy okazji będzie zobligowana założyć adres do e-doręczeń.
Dopiero od 1 października 2026 r. system stanie się obligatoryjny dla wszystkich podmiotów z CEIDG. Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna będą stosować go obowiązkowo dopiero w 2029 r.
Dodajmy, że aktualnie trwają prace nad projektami rozporządzeń ministra sprawiedliwości zmieniających rozporządzenia w sprawie:
konta w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe (nr wykazu prac legislacyjnych MS B862);
sposobu wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe (nr wykazu prac legislacyjnych MS B863);
trybu i sposobu dokonywania doręczeń elektronicznych (nr wykazu prac legislacyjnych MS B864).
Chodzi tu jednak o inny rodzaj doręczeń elektronicznych – tych wykorzystywanych w postępowaniach sądowych. Zmiany zakładają m.in. usprawniania w proces zakładania konta wykorzystywanego w postępowaniu rejestrowym.
